筆者は1日に最低3時間、仕事に専念できる時間を確保しています。それさえあれば、1週間の仕事を完璧にこなすことができます。
これはコーチ兼ファシリテーターの経験から確信したことですが、役職を問わず誰しも、毎日の勤務時間中に邪魔の入らない集中できる時間が必要です。
エンジニアは、エラーのないコードを書かなければなりません。
管理職は、部下との1対1の面談をこなすスケジュールを組み立てなければなりません。
あちこち飛び回る営業マンは、情報ルートを整理する時間が必要です。
専念できる時間を得ることで、モチベーションと集中力が驚くほど高まるクライアントを数多く見てきました。
そうはいっても、邪魔の入らない時間帯を確保することは、そうそう簡単ではありません。
会議やメール、家族と過ごす時間などの間で、バランスを取る必要があるからです。
そんな中で、1日に3時間もの集中時間を確保するなんて、不可能に思えるかもしれません。
でも、トライしてみる価値はあると思うのです。そこで、筆者がこのスキルを習得した方法を紹介しましょう。
アウトプットを過剰に見積もらない
筆者は内向的なので、仕事を終えるとぐったりして、充電が必要になります。特に会議が多い日は、夕方の時間をうまく使えません。
同じように、1日中エネルギーを維持できない人は少なくないでしょう。
会議終了後のことを考えながら会議に出ていると、建設的な議論はできません。会議中は、目の前に存在する人と議題に集中しなければならないのです。
そこで筆者は、会議の多い日は、重要な案件ではなく、緊急の案件にしか手を付けません。それも、会議と会議の合間にこなせる分量のものに限ります。
仕事量の見積もりを誤ったときは、同僚と一緒にその日のアウトプットを見直します。
一方で、会議が少なめの日には、重要な案件をやっつけます。脳のパワーを要するような、長期案件を終わらせるのです。
また筆者は、過小に見積もりがちなタスクや、関係者との議論が必要なタスクの分析を欠かしません。
そうすることで、自身のタイムマネジメントスキルの改善点が見えてきます。
エネルギーとゴールのバランスを考えて、勤務時間を組み立てる
バーンアウトせずにすべての目標を達成するには、スキルが必要です。そこで、クライアントや私自身の役に立った方法の一部を紹介しましょう。
体内時計を知る
私は自分のクロノタイプを大切にしていて、時間帯に応じた概日リズムとエネルギーの関係を把握できています。
私にとって午前中の会議は、1日の仕事を時間通りに始めるためのモチベーションになります。ですから、会議はできるだけ9時から12時の間に入れるようにしています。
昼休み後にエネルギーのピークを迎えるので、集中時間は午後イチと決めています。これにより、自然と最高の状態で仕事に取り組むことができます。
夜は家族と過ごす時間。または、仕事以外の時間です。これは自身のワークスタイルともマッチしています。
私は、仕事を一緒くたにするのではなく、分けてやるのが向いているのです。
時間をまとめる
筆者は可能な限り、会議をまとめて設定します。
たとえば、こちらでスケジュールを決められるコーチングセッションは、週に2回、3時間にまとめて設定しています。
その際に便利なのが、Clockwiseというアプリ。集中時間をまとめて取れるように、スケジュールを組んでくれます。
おかげで、Zoom以外のToDoリストに取り組でいるときは、フロー状態に入ることができます。
中断の入らない集中時間は、私にとってかけがえのない、生産的な時間なのです。
グリッドから離れる
勤務時間以外は、Slackの通知を切っています。
また、深い集中力を要する作業をするときは、勤務時間中でもSlackを閉じます。
同僚を頼る
もしあなたが外向的なリモートワーカーで、社会的説明責任を好むなら、Focusmateのようなバーチャル・コワーキングツールを使うといいでしょう。
ツールを使わずとも、同僚に頼んで、責任を課してもらってもいいかもしれません。
内省する
私は毎日の仕事を終えるとき、その日の時間の使い方を振り返ります。そして、その日の成果をカレンダーに書き留めています。
これは工数見積もりスキルの向上に役立つばかりか、やると決めたことをやり遂げる助けにもなります。
そんな内容を社内に公開したくないって？
ほとんどのカレンダーアプリでプライベート設定ができるのでご安心ください。
これらのスキルも、バランスが大切です。
1日の中で、優先順位が動的に変化しても構わないので、チームのニーズも大事にしてください。
ですから私は、チームメンバーに求められればそちらを優先しますし、週に数日は彼らのタイムゾーンに合わせて午後の時間帯をブロックしています。
ここでの目標は、自分の仕事、チームのケア、そして自分自身のケアのバランスを取ることにあるのです。
行動を変える
対策を実践するには、行動変容が必要です。中でも重要なものを紹介します。
習慣にする
上記の対策を実現するために必要なことは何かを考え、毎日それを実践します。
3日坊主にならないよう、パートナー、上司、コーチなどに声掛けを頼んでおくといいでしょう。
周囲に伝える
あなたの意思をチームメンバーや上司に伝えましょう。
これらの対策が最終的には目標達成につながることを知ってもらうのです。
そのうえで、集中時間に合わせてSlackのステータスが自動で変わるように設定してください。
環境を評価する
エネルギー管理は、チームメンバーにとっても重要です。
あなたの役職に求められる期待値だけでなく、同僚からの期待値にもこたえられるよう、仕事を組み立ててください。
そのうえで、あなたのエネルギー管理にそぐわない職場環境を特定します。
人が最優先の職場では、質の高い仕事にはエネルギー管理が欠かせないことを考慮したものでなければならないのです。
環境があなたのニーズに合わない場合や、育児などで1日に3時間の集中時間を取ることができないような場合は、現実的な妥協点を見つけるしかありません。
そこから逆算して、自分でコントロールできるものに対処するのです。
最後に、組織を成功に導くのは人間です。あなた自身も1人の人間であることを忘れずに、行動するようにしてください。
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Source: zapier.com（1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16）, timecamp.com
Originally published by Fast Company ［原文］
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モチベーションと集中力が驚くほど高まる時間の使い方8 - Lifehacker JAPAN
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